Berichte und Verwaltung

Berichte und Verwaltung

Berichtswesen

Mit SAP Business One verfügen Sie über ein leistungsstarkes Berichtswesen. Sie können in Echtzeit zuverlässige Berichte erstellen, verwalten und an den gewünschten Personenkreis verteilen. Berichtswerkzeuge wie SAP Crystal Reports, ein Designer für das Drucklayout, der XL Reporter und der Abfragemanager helfen Ihnen, aussagekräftige Finanz- und Managementberichte zu erzeugen. Sie haben so stets wichtige Kennzahlen an der Hand, etwa zu Umsatzbuchungen, kumulierten Einnahmen des laufenden Jahres, Debitoren, offenen Aufträge oder Restzahlungen.

Die Berichte können Sie in gängige Datenformate exportieren, beispielsweise in PDF, Microsoft Excel oder Word, RTF oder XML. Anschließend können Sie diese nach Belieben per E-Mail, Fax oder in anderer Form verteilen. Mit der Drag&Relate-Funktion von SAP Business One haben Sie jederzeit eine transparente Sicht auf die Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens. Wichtige Bezüge sind daher auf den ersten Blick erkennbar.

Stellen Sie mit SAP Business One jedem Funktionsbereich Ihres Unternehmens schnell eine ganze Reihe vordefinierter Berichte zur Verfügung. Bei Bedarf passen Sie diese Berichte einfach den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter an.

Benutzerfreundliche Konfiguration und Personalisierung

Mit SAP Business One können Sie Formulare, Abfragen und Berichte jederzeit Ihren Anforderungen anpassen – ohne Schulungsaufwand. Sie legen einfach die Einstellungen und Genehmigungen selbst fest und erstellen die Import- und Exportfunktionen für interne Post, E-Mail und Daten.

Konfigurationsfunktionen
SAP Business One bietet Ihnen folgende Funktionen zur Konfiguration:

  • Firmenauswahl: diverse Grundeinstellungen
  • Initialisierung und allgemeine Voreinstellungen: Unternehmensdaten und Einstellungen für Kontenplan, Steuerkennzeichen, Vertriebsmitarbeiter, Gebiete, Projekte, Adressenformate, Zahlungsbedingungen, Lieferanten, Kunden, Artikel- und Provisionsgruppen, Lager, Muster-Serviceverträge, Service-Queues, Banken, Zahlungsarten und Versandmethoden
  • Genehmigungen: Zugriffskontrollen für Informationen (zugänglich, schreibgeschützt oder gesperrt) nach Team, Abteilung oder Niederlassung
  • Festlegung der Wechselkurse: Grundlage für alle Berichte und erfassten Daten
  • Hilfsprogramme: Datensicherung, automatisierte Prozesse, Jahresendabschluss, Archivierung und Datenimport/-export
  • Wiederherstellung: Datenverwaltung und -bereitstellung
  • Alarmfunktionen und -meldungen: Benachrichtigungen für interne Anwender, Kunden und Lieferanten mit der Möglichkeit, persönliche Profile für diese Meldungen zu definieren
  • Eröffnungssalden: Eingabemöglichkeit für Eröffnungssalden beim Start des Unternehmens
  • Stammdaten: In SAP Business One zentral verwaltete Daten enthalten die Stammsätze aller Kunden und Lieferanten
  • Stücklisten: Hierarchische Produktstrukturen decken „von oben nach unten“ alle einzeln zugeordneten Materialien ab

Innovationen

SAP Business One ermöglicht es Ihnen, die Systemoberfläche und Ihre wesentlichen Arbeitsschritte individuell zu gestalten. Mehrere innovative Funktionen unterstützen Sie dabei.

Cockpit
Mit dem Cockpit von SAP Business One passen Sie Ihre tägliche Arbeitsumgebung einfach und flexibel Ihren Anforderungen an. Welche Funktionen Ihnen wichtig sind, legen Sie selbst fest. Sie erstellen Ihre eigene Benutzeroberfläche mit anstehenden Aufgaben, Ihrem Browser, wichtigen Unternehmenskennzahlen oder weiteren Auswertungen – in einer einzigen Ansicht. So personalisieren Sie Ihre Anwendungen und können Ihr Tagesgeschäft beschleunigen.

Dashboard
Die Dashboards von SAP Business One geben Ihnen einen umfassenden Überblick über die Gesamtsituation Ihres Unternehmens. Sie fassen Transaktionsdaten intuitiv zusammen und erleichtern es Ihnen mit interaktiven Diagrammen und Tachometer-Grafiken, Situationen schnell zu erfassen. Tiefere Analysen sind ebenso möglich. Sie können bis in Details vordringen, verschiedene Skalen und Zeiträume auswählen und Ihre Daten nach eigenen Wünschen filtern.

Zum Lieferumfang von SAP Business One gehören die folgenden vorkonfigurierten Dashboards:

  • Analyse von Kundenserviceanfragen
  • Vertriebsanalyse
  • Analyse der offenen Posten Ihrer Kunden

Mobile Szenarien
Die Integrationskomponente von SAP Business One enthält eine Reihe von Szenarien, über die Sie externe Anwendungen in die Unternehmenssoftware integrieren können. Mit dem Mobile Scenario sind Sie beispielsweise in der Lage, mobile Endgeräte wie iPhones über Apps oder Add-ons einfach und schnell anzubinden. Auf diese Weise können Sie auch von unterwegs jederzeit auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen.

Suchhilfen
Eine vordefinierte Suche hilft Ihnen, Werte für jedes Feld der Lösung anzuzeigen, inklusive der benutzerdefinierten Felder. Im Einzelnen sind folgende Szenarien möglich:

  • Automatische Eingabe von Werten auf Basis

– vordefinierter Listen
– vordefinierter Abfragen (benutzerdefiniert)
– der Heranziehung unterschiedlicher Objekte in der Anwendung

  • Definition von Abhängigkeiten zwischen Anwendungsfeldern
  • Anzeige von Feldern, die nur für Abfragen verwendet werden, etwa Benutzersignatur, Erstellungsdatum, Saldo offener Schecks (für einen Geschäftspartner)

Alarme und Genehmigungen
Definieren Sie Workflow-basierte Warnmeldungen. Treten bestimmte Ereignisse ein, werden die verantwortlichen Mitarbeiter sofort benachrichtigt und können zeitnah reagieren. Die zugehörigen
Toleranzbereiche und Grenzwerte legen Sie selbst fest. Wird eine dieser Regeln verletzt, setzt SAP Business One umgehend die gewünschten Abläufe in Gang.

Die automatischen Benachrichtigungs- und Alarmfunktionen von SAP Business One ersparen es Ihnen, alle Geschäftsaktivitäten Ihres Unternehmens manuell zu überwachen. Das ausnahmebasierte Warnsystem gibt Ihnen sofort Bescheid, wenn ein Schwellenwert über- oder unterschritten wurde. Sie können dann schnell die Basisdaten analysieren und durch fundierte Informationen richtig entscheiden und schnell handeln.

Landesversionen
Sie möchten geltendes Recht und lokal übliche Geschäftsverfahren zuverlässig einhalten – ganz gleich, an welchem Standort. SAP Business One unterstützt Sie hier mit einer Vielzahl landesspezifischer Funktionen. Mit diesen sogenannten Lokalisierungen decken Sie die rechtlichen, währungstechnischen und finanzseitigen Anforderungen jedes Landes weltweit ab. Das umfasst beispielsweise auch angepasste Finanzbuchungen, Drucklayouts oder Berichte. SAP bietet im Rahmen der Softwarewartung regelmäßig Patches, um Änderungen der rechtlichen Begebenheiten in diesen Ländern jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten.

Anpassung
SAP Business One lässt sich ohne größeren Aufwand speziellen betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Hierzu:

  • legen Sie Ihre eigenen Präferenzen für Formulare, Abfragen und Berichte fest – und bilden so Ihre Geschäftsvorgänge lückenlos ab
  • erweitern Sie die Kernfunktionen von SAP Business One bei Bedarf mit vorintegrierten branchenspezifischen Add-on-Lösungen
  • binden Sie Anwendungen von Drittanbietern mithilfe der Integrationsfunktion von SAP Business One auf Basis von SAP NetWeaver® oder des SAP Business One Software Development Kit (SAP Business One SDK) nahtlos in Ihre SAP-Lösung ein
  • übertragen Sie Änderungen und Erweiterungen in SAP Business One unkompliziert in künftige Versionen. Änderungen in der Programmierung sind hierfür nicht notwendig – das Software Development Kit sorgt für reibungslose Abwärtskompatibilität
  • binden Sie andere SAP-Anwendungen in der Firmenzentrale oder in den Niederlassungen unkompliziert ein – dafür sorgen die Integrationsfunktionen von SAP Business One auf Basis von SAP NetWeaver
  • integrieren Sie mühelos und kostengünstig Zweigstellen oder Fertigungsstätten in anderen Ländern – denn SAP Business One basiert auf einer einheitlichen Programmierung mit Lokalisierungen für rund 40 Länder

Benutzerdefinierte Felder
Definieren Sie eigene Felder für vorhandene Tabellen, oder fügen Sie neue Tabellen zu SAP Business One hinzu. Sie können so fast alle Objekte in der Lösung Ihren Bedürfnissen anpassen – etwa Stammdatensätze (für Kunden oder Bestandspositionen), Verkaufs- und Einkaufsbelege (beispielsweise Kundenaufträge, Rechnungen, Bestellungen), Belegzeilen (Rechnungspositionen, Bestellpositionen), Finanztransaktionen (Journalbuchungen oder Journalbuchungszeilen), Serviceabrufe, Serviceverträge oder Stücklisten. Wählen Sie zudem benutzerdefinierte Felder für verschiedene Informationsarten aus – für Text oder Adressen, Telefonnummern, URLs, Dateianlagen, Bilder und Dropdown-Listen. Bei Upgrades von SAP Business One werden diese Felder automatisch in die jeweilige Datenbank übernommen.

Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit
Zur Wartung bietet SAP eine leistungsfähige Remote-Support-Plattform für SAP Business One. Sie halten so Ihre Lösung stets auf dem neuesten Stand und können Störungen des Geschäftsbetriebs
proaktiv vermeiden. Als automatisches Überwachungswerkzeug hilft Ihnen die Plattform, Systemengpässe zu verhindern. Zudem sammeln die SAPSupport-Services über die Support-Plattform Informationen zum Status Ihrer Lösung und prüfen das System auf bekannte Probleme. Als Kunde erhalten Sie regelmäßig per E-Mail Statusberichte. Automatische Korrekturen helfen Ihnen zudem, vorbeugend zu handeln, und das spart Ihrer IT-Abteilung Zeit und Aufwand.

Die Remote-Support-Plattform für SAP Business One bietet:

Systemstatusberichte: Sie führen automatisch Integritätsprüfungen für Ihre Installation, die Systemdaten, zuvor ausgeführte Datensicherungen oder den genutzten Speicher aus und beugen
so möglichen Problemen vor.

Datenbankwartung: Sie planen automatische Datenbanksicherungen ein und stellen zuvor gesicherte Datenbanken bei Bedarf wieder her.

Bewertungen vor der Upgradeeinspielung: Sie überprüfen, ob Ihr System für ein Upgrade bereit ist.

Automatische Korrekturen: Sie erhalten automatische Korrekturen für bereits von SAP identifizierte Probleme.

Datenarchivierung
Mit den neuen Funktionen zur Datenarchivierung in SAP Business One können Sie Ihre produktive Datenbank schlank halten und bestmöglich auslasten – und so die Systemleistung optimieren. Unternehmen, die bereits seit mehr als zwei Jahren mit SAP Business One arbeiten, können abgeschlossene Geschäftsvorgänge der Vorperioden archivieren (etwa geschlossene Verkaufs- oder
Einkaufsbelege, abgestimmte Journalbuchungen). Die Funktionen ermöglichen es Ihnen, die Ergebnisse des Archivierungsprozesses noch vor der eigentlichen Ausführung zu überprüfen. Sie wissen also von vornherein, welche Belege aus der Datenbank entfernt werden und wie stark sich daher die Datenbank hierdurch verkleinert. Es liegt also an Ihnen zu entscheiden, ob Sie den Archivierungsvorgang sofort ausführen möchten oder ob Sie die ausgewählten Vorgangsdaten
noch weiter eingrenzen möchten.

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Kernfunktionen

  • Vollständig integriert in SAP Crystal Reports
  • Drag&Relate, Drilldown-Funktionen, Suchhilfen, Workflow-basierte Alarme
  • Mitarbeiterverzeichnis und -verwaltung, Mitarbeiterzeiten
  • Remote-Support-Plattform
  • Werkzeuge für Datenübernahme und Datenarchivierung
  • SAP Business One Software Development Kit mit Datenschnittstelle und Benutzeroberflächen-APIs, benutzerdefinierten Feldern und Tabellen sowie Lösungspaketen

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Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns unter (0800) 66 45 55 20 an, wenn Sie weitere Fragen haben, weitere Informationen benötigen oder eine Vorführung von SAP Business One wünschen.